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智能檔案柜在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)
在智能檔案柜興起之前，庫房檔案的數(shù)量較多，每次盤庫或出入庫，都全靠人工參與，要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間且出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)較大;面對(duì)海量的檔案，人工管理的難度越來越大，且對(duì)檔案的非法出庫未做實(shí)時(shí)監(jiān)控，隨時(shí)存在檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。而智能檔案柜的出現(xiàn)便有效地解決了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的一系列痛點(diǎn)。
智能檔案柜是一款應(yīng)用RFID技術(shù)結(jié)合智能檔案管理系統(tǒng)的新型檔案智能保管設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了文件權(quán)限管理、定位管理、智能存取、智能盤點(diǎn)、在線監(jiān)控等功能，同時(shí)對(duì)文件文檔進(jìn)行規(guī)范化、智能化、自動(dòng)化管理。智能檔案柜的應(yīng)用為案管人員的工作帶來了巨大的便利，下面來具體介紹一下智能檔案柜的主要功能。
一、智能檔案柜在使用時(shí)會(huì)為每份檔案匹配RFID(射頻識(shí)別)電子標(biāo)簽，確定檔案盒在庫位置，建立電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫，并與智能檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，查找、借閱檔案更高效;
二、具備檔案出入庫監(jiān)控功能，對(duì)存、取檔案過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)時(shí)追蹤，并保存出入庫日志信息備查;
三、一旦出現(xiàn)非法出庫、逾期未還等異常情況，監(jiān)控系統(tǒng)具有自動(dòng)報(bào)警功能;
四、支持24小時(shí)自助服務(wù)，節(jié)約了人力和運(yùn)營成本。
智能檔案柜還具有自動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、后臺(tái)管理、多重身份識(shí)別等功能，這些功能有效提高了檔案管理的效率以及存取的可靠性和安全性，是機(jī)關(guān)單位檔案智能管理的不二之選。
