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現(xiàn)有的檔案管理方式，檔案的借出歸還都是利用手工進(jìn)行登記，這不僅浪費(fèi)時(shí)間，也需要檔案管理人員極大的細(xì)心以保證正確。同時(shí)，檔案借出調(diào)錄入由手工進(jìn)行操作，工作繁復(fù)，需要工作人員耐心認(rèn)真的處理檔案，即使如此即便如此依然很難做到萬(wàn)無(wú)一失。
依靠人工的檔案盤點(diǎn)工作，工作量大而且效率低。管理員要憑自身的記憶對(duì)檔案進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時(shí)勞神卻又很難達(dá)到目的。及尚在實(shí)體檔案管理中引入RFID智能管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案盤點(diǎn)的智能化、自動(dòng)化，改善管理效率。
實(shí)體檔案智能管理系統(tǒng)介紹
該系統(tǒng)的核心是及尚自主研發(fā)的檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)，智慧感知平臺(tái)是以服務(wù)為基礎(chǔ)的B/S系統(tǒng)架構(gòu)，B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)使得系統(tǒng)在安裝和部署上更加方便，客戶端使用常用瀏覽器，通過OCX插件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)外接硬件的調(diào)用，使客戶端幾乎不需要執(zhí)行專門的安裝操作，易于用戶使用。檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)在庫(kù)房環(huán)境管理方面的先進(jìn)性，是實(shí)體檔案的安全存放的堅(jiān)強(qiáng)后盾。
系統(tǒng)集成了檔案資料實(shí)體管理，借助RFID手持機(jī)、條碼掃描槍、RFID讀寫設(shè)備等信息手段實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)序存放、有序管理。既滿足各級(jí)檔案館對(duì)電子檔案的業(yè)務(wù)管理需要，也滿足了各級(jí)檔案館對(duì)實(shí)體檔案的業(yè)務(wù)管理需求。
及尚率先提出了庫(kù)房要實(shí)行分散控制，集中管理的先進(jìn)理念。該理念一經(jīng)提出充分肯定了檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)在檔案庫(kù)房管理中的重要作用和核心地位。檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)緊密繞著該理念設(shè)計(jì)出按區(qū)域?qū)?kù)房環(huán)境控制系統(tǒng)，該系統(tǒng)將庫(kù)房大區(qū)域劃分成若干小區(qū)域使控制更精準(zhǔn)、更智能調(diào)控庫(kù)房環(huán)境;該系統(tǒng)采用嵌入式一體屏設(shè)計(jì)，擁有功能強(qiáng)大、節(jié)能環(huán)保、體積小、壁掛式安裝方式等優(yōu)點(diǎn)，符合國(guó)家節(jié)能、環(huán)保、低碳的要求。
系統(tǒng)功能
提供了統(tǒng)一的日志服務(wù)，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀況及系統(tǒng)的使用情況;
提供了統(tǒng)一的搜索服務(wù)，為方便實(shí)體檔案利用打下了基礎(chǔ);
提供了統(tǒng)一的緩存服務(wù)，保障系統(tǒng)能夠長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定的高效運(yùn)行;
提供了統(tǒng)一的消息服務(wù)，滿足各地區(qū)、各單位流程化管理、利用檔案的需要;
提供了統(tǒng)一的文件存儲(chǔ)服務(wù)，各服務(wù)之間協(xié)同運(yùn)作，確保庫(kù)房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全。
整個(gè)系統(tǒng)充分體現(xiàn)了檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)對(duì)于實(shí)現(xiàn)庫(kù)房一體化、智能化的先進(jìn)性和必要性。檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)切實(shí)為實(shí)體檔案管理保駕護(hù)航，為檔案的數(shù)字化、信息化提供了肥沃和土壤。
